Everlastify HR Automation

Performance Review trên Lark: nên triển khai gì, vận hành thế nào?

Tài liệu này dùng để hiểu đúng phạm vi trước khi chốt triển khai. Kết luận nhanh: nên làm theo hướng MVP trước, tận dụng template và khung năng lực khách đã có, chưa nên ôm AI sâu, payroll, KPI hay phân quyền phức tạp ngay từ đầu.

Khuyến nghị triển khai giai đoạn 1
MVP trước

Làm một module review chạy được thật: lấy dữ liệu từ base nhân viên hiện có, gắn Job Matrix/khung năng lực, tạo kỳ review, nhân viên tự đánh giá, leader đánh giá, HR tổng hợp và lưu lịch sử cho kỳ sau.

Cách hiểu đơn giản

Performance Review không phải module tuyển dụng. Nó dùng base nhân viên hiện có làm nguồn nhân sự chính, kết hợp Job Matrix/khung năng lực để tạo form đánh giá định kỳ: nhân viên tự đánh giá, leader đánh giá, HR tổng hợp, review 1:1, sau đó lưu kết quả cho kỳ sau.

1. Nó liên kết gì với base tuyển dụng?

Base tuyển dụng hiện tại

  • Quản lý ứng viên
  • Phỏng vấn, test, offer
  • Xác nhận onboard
  • Theo dõi thử việc

Điểm kết nối

  • Ứng viên nhận offer thành nhân viên
  • Base nhân viên là nguồn dữ liệu chính cho review
  • Kết quả thử việc có thể làm đầu vào review đầu tiên
  • Job Matrix/khung năng lực trong folder tài liệu dùng làm nguồn tiêu chí

Base Performance Review moi

  • Kỳ đánh giá
  • Danh sách nhân viên cần review
  • Form nhân viên tự đánh giá
  • Form leader đánh giá
  • Kết quả review và lịch sử kỳ trước
Kết luận về liên kết: Không cần sửa nhiều base tuyển dụng. Module Review nên lấy nhân sự từ base nhân viên hiện có, còn tuyển dụng chỉ đóng vai trò nguồn đầu vào khi ứng viên chuyển thành nhân viên mới. Việc quan trọng là mapping đúng mã nhân viên, vị trí, team, leader và Job Matrix/khung năng lực.
2. Flow vận hành Performance Review MVP
1

HR tạo kỳ review

Chọn kỳ đánh giá, danh sách nhân viên, deadline và form áp dụng.

2

Kế thừa dữ liệu

Lấy nhân viên, vị trí, team, leader, ngày onboard từ base nhân viên hiện có; bổ sung kết quả thử việc nếu có.

3

Gắn form theo vị trí

Từ Job Matrix/khung năng lực, hệ thống gắn form nhân viên và leader.

4

Nhân viên tự đánh giá

Nhân viên điền điểm, nội dung đã làm tốt, điểm cần cải thiện.

5

Leader đánh giá

Leader xem tự đánh giá, chấm điểm, ghi nhận xét và đề xuất.

6

Review 1:1

HR/Leader chốt lịch trao đổi, ghi kết luận sau buổi review.

7

Tổng hợp kết quả

Lưu kết quả, trạng thái, đề xuất tăng lương/đào tạo và dùng cho kỳ sau.

3. Bảng dữ liệu cần có trong MVP
Bảng Mục đích Nguồn dữ liệu MVP?
Danh sách nhân viên Lưu hồ sơ review: tên, team, vị trí, leader, ngày onboard Từ base nhân viên hiện có Cần
Kỳ Performance Review Quản lý từng đợt review, deadline, trạng thái HR tạo mới mỗi kỳ Cần
Khung năng lực / Job Matrix Gắn tiêu chí đánh giá theo vị trí Folder Job Matrix/khung năng lực khách đã gửi Cần
Form nhân viên tự đánh giá Nhân viên điền nội dung tự đánh giá Template 03.1 Cần
Form leader đánh giá Leader chấm điểm và nhận xét Template 03.2 Cần
Kết quả review Tổng điểm, kết luận, đề xuất đào tạo/tăng lương Từ form nhân viên + leader Cần
Dashboard HRM Xem tiến độ, tỉ lệ hoàn thành, kết quả theo team Từ kết quả review Cơ bản
4. Phạm vi nên triển khai ở giai đoạn 1
Nên làm ngay Để phase sau
  • Tạo module/base Performance Review riêng
  • Chuyển template có sẵn thành cấu trúc bảng/form trên Lark
  • Gắn nhân viên với vị trí, team, leader
  • Form tự đánh giá và form leader đánh giá
  • Tổng hợp điểm và kết luận cơ bản
  • Theo dõi trạng thái: chưa gửi, đang làm, leader đã đánh giá, đã review 1:1, đã chốt
  • Dashboard tiến độ cơ bản cho HR theo dõi
  • Lưu kết quả review để dùng làm dữ liệu kỳ sau
  • AI đọc file kết quả công việc của từng nhân viên
  • AI tự động viết nhận xét review chi tiết
  • AI so sánh với kỳ review trước nếu dữ liệu chưa chuẩn
  • Tự động tạo lịch review 1:1 và đặt phòng họp
  • Workflow approval tăng lương / đào tạo / bổ nhiệm
  • Kết nối payroll, chấm công, KPI, OKR
  • Phân quyền phức tạp theo từng cấp quản lý
5. Khó khăn và rủi ro khi triển khai
Vấn đề Khi nào gặp Cách xử lý đề xuất
Mapping base nhân viên Base nhân viên đã có nhưng field tên, mã NV, vị trí, team, leader có thể chưa khớp với Job Matrix Không dựng lại dữ liệu nhân viên; chỉ rà field cần dùng và mapping sang module Review
Job Matrix nhiều sheet Folder tài liệu có nhiều file/sheet: ma trận nhân viên, leader, từ điển năng lực, template review Cần xác định sheet nào là nguồn chính; Diginno chỉ số hóa cấu trúc đã chốt, không tự sửa nội dung HR
AI dễ bị kỳ vọng quá cao Cần AI đọc kỳ trước, đọc kết quả công việc, gợi ý gap và đào tạo Phase 1 chỉ để AI hỗ trợ tóm tắt nếu dữ liệu sạch; không cam kết AI tự ra quyết định review
Tự động lịch và thông báo phức tạp Cần tự động gửi noti, nhắc hạn, tạo lịch 1:1, đặt phòng họp Làm nhắc hạn/trạng thái cơ bản trước; đặt lịch/phòng họp để phase sau nếu cần
Kết nối payroll/KPI Kết quả review ảnh hưởng lương, thưởng, đào tạo, bổ nhiệm Không đưa vào MVP; chỉ lưu đề xuất, chưa tự động cập nhật lương/thưởng
Phân quyền sâu Mỗi leader chỉ xem team mình, HRM xem tất cả, BoD xem thông tin lương Làm quyền đơn giản trước; nếu cần rule chi tiết phải test bằng user thật
6. Dữ liệu đã có và việc cần kiểm tra

Base nhân viên

Đã có base nhân viên, nên không cần tạo danh sách nhân viên từ đầu. Việc cần làm là kiểm tra các field bắt buộc: mã NV, vị trí, team, leader, ngày onboard, loại hợp đồng và trạng thái làm việc.

Job Matrix / khung năng lực

Nguồn nhiều khả năng nằm trong folder tài liệu đã gửi. Cần chốt file nào là nguồn chính: ma trận nhân viên, ma trận leader, từ điển năng lực, core values và template review.

Đề xuất hướng triển khai

Làm trước một kỳ review mẫu với dữ liệu thật từ base nhân viên và Job Matrix đã có. Sau khi HR xác nhận flow ổn, mới mở rộng toàn công ty và cân nhắc thêm AI tổng hợp, nhắc hạn nâng cao, lịch 1:1, dashboard sâu hoặc kết nối lương/KPI.